Lösungen — Digitaler Empfang
Digitaler Empfang: Ihre Rezeption läuft weiter, auch wenn niemand am Pult sitzt
Besucher werden am Terminal begrüsst, finden ihren Ansprechpartner ohne sichtbare Telefonnummern, melden sich digital an und werden direkt verbunden. Aus einem unbesetzten Empfang wird ein geregelter Ablauf. Rund um die Uhr und an jedem Standort.
Im Einsatz bei CP Pumpen, Festo, Fujifilm u. a.
Besucher ist angemeldet
Gastgeber informiert · Unterweisung dokumentiert · Badge gedruckt
Schweizer Hosting
Server in einem gesicherten Schweizer Rechenzentrum
DSG-konformer Betrieb
Speicherdauer und Einwilligung nach Ihren Vorgaben
Robuste Hardware
Elegante und robuste Stelen und Wandterminals
Mehrmandantenfähig
Ein Terminal für mehrere Mieter oder Standorte
Empfang ohne Personal: das kennen Sie vermutlich
Vier Situationen, die in fast jedem Unternehmen mit Publikumsverkehr auftreten und die sich organisatorisch lösen lassen, ohne den Empfang aufzugeben.
01
Unbesetzter Empfang
Besucher stehen im Eingang und suchen sich selbst jemanden, der zuständig ist.
02
Manuelle Besucherlisten
Papierbuch und Excel statt nachvollziehbarer Daten. Im Notfall nicht auswertbar.
03
Offene Sicherheitsunterweisung
Externe betreten Bereiche, ohne dass die Unterweisung dokumentiert vorliegt.
04
Hohe Empfangskosten
Dauerhafte Präsenz am Empfang, auch in Zeiten mit kaum Besuchern.
So läuft ein digitaler Empfang mit ViPo
Ein durchgängiger Prozess von der Ankunft bis zur Auswertung. Kein Informationsbildschirm, sondern ein Ablauf, der bei Ihnen bereits existiert, nur strukturiert.
0
Vorregistration
Der Besucher registriert sich online von zuhause oder von unterwegs aus vor und absolviert gegebenenfalls die erforderliche Sicherheitsunterweisung.
1
Ankunft
Der Besucher wird am Terminal begrüsst und wählt sein Anliegen. Termin, Lieferung, Anmeldung ohne Termin.
2
Check-in
Registrierung, Sicherheitsunterweisung mit digitaler Unterschrift und Besucherbadge in einem Durchlauf.
3
Verbindung
Der Gastgeber wird per E-Mail informiert oder direkt aus dem Terminal angerufen, ohne öffentliche Telefonnummern.
4
Übersicht
Verantwortliche sehen in Echtzeit, wer im Haus ist. Für die Tagesorganisation und für den Notfall.
Besuchermanagement, Besucherregistrierung und Unterweisung in einem System
Funktionen, die Aufgaben abnehmen.
Kontakt- und Mitarbeitersuche
Besucher finden ihren Ansprechpartner selbst, ohne dass Telefonnummern öffentlich hinterlegt werden.
Vorregistrierung und Self-Check-in
Angemeldete Besucher checken in Sekunden ein. Ihr Team weiss vorher, wer erwartet wird.
Digitale Sicherheitsunterweisung
Unterweisung mit digitaler Unterschrift, revisionssicher dokumentiert, vor dem Betreten des Areals.
Besucherbadge-Druck
Badge direkt am Terminal. Besucher sind im Gebäude eindeutig erkennbar.
Kalenderintegration
Termine aus Microsoft Exchange werden übernommen. Doppelte Pflege entfällt.
Türöffnung über den Browser
Der Gastgeber öffnet die Tür aus der Weboberfläche, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen.
Betrieb, Datenschutz, Verantwortung
ViPo verarbeitet Besucherdaten. Entsprechend liegen Hosting und Betrieb in der Schweiz, und die Speicherung folgt Ihren Vorgaben.
Standort
Server in einem Rechenzentrum in der Schweiz.
Übertragung
Verschlüsselte Kommunikation zwischen Terminal, Plattform und Arbeitsplatz, mit Manipulationsschutz am Gerät.
Daten
Konfigurierbare Speicherdauer und individuell definierbare Einwilligung. Abgestimmt auf Ihre Datenschutzvorgaben.
Rechtsrahmen
Betrieb nach schweizerischem Datenschutzgesetz (DSG). Für Standorte in der EU ist eine DSGVO-Variante möglich.
Weitere Referenzen
Terminals für jede Empfangssituation
Elegante und robuste Stelen und Wandterminals. Vom repräsentativen Empfangsbereich bis zum Nebeneingang der Produktion.
Stele Pro 49″
Stele Basic 43″
Deluxe 21,5″ · Compact
Wandterminal
ViPo AIO
Einsatzbereiche
Wie verhält sich ViPo zu einem besetzten Empfang?
ViPo übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben: Anmeldung, Unterweisung, Benachrichtigung und Dokumentation. Das System ist auch ausserhalb der Besetzungszeiten verfügbar. Wo Personal am Empfang arbeitet, wird es entlastet. Wo keines vorhanden ist, bleibt der Empfang trotzdem geregelt.
Wie funktioniert ViPo in einem Gebäude mit mehreren Mietern?
Ein Terminal kann mehrere Parteien abbilden. Besucher wählen die gesuchte Firma und werden an den jeweiligen Ansprechpartner weitergeleitet. Jede Partei sieht ausschliesslich ihre eigenen Besucherdaten.
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Die Plattform ist cloudbasiert, das Terminal wird betriebsbereit geliefert. Aufzunehmen sind Ihre Ansprechpartner, der gewünschte Besucherablauf und, falls genutzt, die Anbindung an Exchange. Details klären wir im Rahmen der Demo an Ihrem konkreten Standort.
Wo werden die Besucherdaten gespeichert?
Auf Servern in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Speicherdauer und Einwilligungstexte werden pro Kunde konfiguriert.
Wie pflegen wir die Sicherheitsunterweisung selbst?
Inhalte und Sprachen der Unterweisung werden gemeinsam eingerichtet und lassen sich anschliessend anpassen. Die Bestätigung erfolgt mit digitaler Unterschrift und wird dokumentiert.
Bereit für den digitalen Empfang?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, was Sie von einem virtuellen Portier erwarten können und wie er an Ihrem Empfang eingesetzt werden kann.