Häufige Fragen
Antworten zu digitalem Empfang, Besuchermanagement und Betrieb
Die Fragen, die uns Kundinnen und Kunden am häufigsten stellen. Nach Themen geordnet. Was hier nicht steht, beantworten wir im Gespräch.
Grundlagen
Was ist ein virtueller Portier?
Ein virtueller Portier ist ein Empfangsterminal mit dazugehöriger Software. Besucher werden begrüsst, finden ihre Ansprechperson selbst, melden sich digital an und werden direkt verbunden. ViPo übernimmt damit die wiederkehrenden Aufgaben eines besetzten Empfangs. Rund um die Uhr und an jedem Standort.
Wie verhält sich ViPo zu einem besetzten Empfang?
ViPo ersetzt den Empfang nicht, sondern übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben: Anmeldung, Unterweisung, Benachrichtigung, Dokumentation. Wo Personal am Empfang arbeitet, wird es entlastet. Wo keines vorhanden ist, bleibt der Empfang trotzdem geregelt.
Wie läuft ein Besuch mit ViPo ab?
In fünf Schritten: Vorregistrierung online, falls gewünscht mit Sicherheitsunterweisung. Ankunft und Auswahl des Anliegens am Terminal. Check-in mit Registrierung, Unterweisung und Badge. Verbindung zum Gastgeber per Benachrichtigung oder Anruf. Und schliesslich die Echtzeitübersicht, wer sich im Haus befindet.
Telefonie und Verbindung
Wie wird ViPo mit unserem Telefonsystem verbunden?
Eine Verbindung ist nicht zwingend nötig. Der virtuelle Portier lässt sich unabhängig von Ihrem Netzwerk und ohne Anbindung an Ihre Telefonanlage betreiben.
Welche Telefone brauchen wir, um Anrufe von ViPo zu empfangen?
Keine zusätzlichen Geräte. Die Kontaktaufnahme läuft über den virtuellen Portier selbst, wahlweise per SIP oder Microsoft Teams. Telefonnummern bleiben für Besucher unsichtbar.
Wie erreicht ViPo Mitarbeitende auf dem Mobiltelefon?
Platzhalter — technische Antwort durch Etrocom zu ergänzen.
Wie arbeitet ViPo mit Microsoft Teams zusammen?
Die Verbindung zum Gastgeber läuft wahlweise über SIP oder Microsoft Teams. Zusätzliche Geräte sind dafür nicht nötig, und Telefonnummern bleiben für Besucher unsichtbar.
Welche Möglichkeiten gibt es für Videoanrufe?
Platzhalter — Antwort durch Etrocom zu ergänzen.
Besuchermanagement und Unterweisung
Welche Funktionen umfasst das Besuchermanagement?
Vorregistrierung aus der Ferne, einfacher Self-Check-in am Terminal, Druck von Besucherausweisen, automatische Benachrichtigung des Gastgebers sowie eine Echtzeitübersicht aller anwesenden Besucher.
Welche Funktionen umfasst die Sicherheitsunterweisung?
Besucher durchlaufen die Unterweisung am Terminal oder bereits vor dem Besuch online. Die Bestätigung erfolgt mit digitaler Unterschrift, sodass die erfolgte Schulung nachweisbar dokumentiert ist.
Wie pflegen wir die Inhalte der Sicherheitsunterweisung selbst?
Inhalte und Sprachen werden gemeinsam eingerichtet und lassen sich anschliessend anpassen. Die Bestätigung erfolgt mit digitaler Unterschrift und wird dokumentiert.
Mehrere Mieter und Abteilungen
Wie viele Terminals braucht ein Gebäude mit mehreren Mietern?
In der Regel eines. In der Multiuser-Variante bildet ein Terminal mehrere Parteien ab, inklusive digitalem Mieterspiegel. Kontakte und Begrüssungen pflegt jede Partei getrennt, und jede sieht ausschliesslich ihre eigenen Besucherdaten.
Was passiert, wenn viele Termine gleichzeitig angezeigt werden müssen?
Platzhalter — Antwort durch Etrocom zu ergänzen.
Einrichtung, Inhalte und Daten
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Die Plattform ist cloudbasiert, das Terminal wird betriebsbereit geliefert. Aufzunehmen sind Ihre Ansprechpartner, der gewünschte Besucherablauf und – falls genutzt – die Anbindung an Exchange.
Wie werden Kontakte und Begrüssungen erfasst?
Über die Weboberfläche. Termine lassen sich aus dem Exchange-Kalender übernehmen, die Kontaktliste über die Anbindung an Microsoft Entra automatisch aktuell halten.
Wie lassen sich bestehende Daten importieren?
Platzhalter — Antwort durch Etrocom zu ergänzen.
Wie weit lässt sich ViPo an unser Corporate Design anpassen?
Begrüssungen, Sprachen und die Gestaltung des Terminals werden pro Kunde eingerichtet. Der genaue Anpassungsumfang ist noch zu ergänzen.
Wie zeigen wir ein eigenes Unternehmensvideo auf dem Terminal?
Platzhalter — Antwort durch Etrocom zu ergänzen.
Hardware
Welche Terminalmodelle gibt es?
Das Wandmodell zur Wandmontage, die Stele Pro mit 49″, die Stele Basic mit 43″, die Deluxe mit 21,5″ und wählbarer Frontmaterialisierung, die Compact mit 21,5″ für Theken und beengte Platzverhältnisse sowie den ViPo AIO als All-in-one-Gerät.
Welche Anschlüsse benötigt ein ViPo-Terminal?
Platzhalter — technische Antwort durch Etrocom zu ergänzen.
Datenschutz und Betrieb
Wo werden die Besucherdaten gespeichert?
Auf Servern in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Speicherdauer und Einwilligungstexte werden pro Kunde konfiguriert.
Wie ist ViPo in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit aufgestellt?
Hosting und Betrieb liegen in der Schweiz, die Kommunikation zwischen Terminal, Plattform und Arbeitsplatz ist verschlüsselt. Die Speicherdauer ist konfigurierbar. Betrieben wird nach schweizerischem Datenschutzgesetz. Für Standorte in der EU ist eine DSGVO-Variante möglich.
Wo lässt sich ViPo in der EU beziehen?
Platzhalter — Vertriebswege in der EU durch Etrocom zu ergänzen.
Ihre Frage steht nicht dabei?
Schildern Sie uns Ihre Empfangssituation. Wir antworten konkret, nicht allgemein.