Monteure, Reinigungskräfte, Lieferanten, Wartungstechniker: In den meisten Betrieben bewegen sich täglich Menschen über das Gelände, die nicht zur eigenen Belegschaft gehören. Sie kennen die Gefahrenstellen nicht, die Fluchtwege nicht und die internen Regeln nicht. Genau deshalb verlangt der Gesetzgeber eine Unterweisung, bevor diese Personen den Arbeitsbereich betreten.
Dieser Beitrag klärt die vier Fragen, die in der Praxis am häufigsten gestellt werden: Wer ist betroffen, was gehört hinein, wie lange gilt es, und wie dokumentieren Sie es belastbar.
Was eine Fremdfirmenunterweisung ist
Eine Fremdfirmenunterweisung informiert betriebsfremde Personen über die Gefahren und Verhaltensregeln an Ihrem Standort, bevor sie dort tätig werden. Sie ersetzt nicht die Unterweisung, die der Arbeitgeber der Fremdfirma seinen eigenen Mitarbeitenden schuldet – sie ergänzt sie um alles, was nur Sie als Betreiber des Geländes wissen.
Der Unterschied ist wichtig: Die Fremdfirma unterweist zu Tätigkeit und Werkzeug, Sie unterweisen zu Ihrem Standort. Beides muss zusammenkommen.
Wer unterwiesen werden muss
Faustregel: jede betriebsfremde Person, die sich ausserhalb reiner Besucherbereiche bewegt oder dort arbeitet.
- Handwerker, Monteure und Wartungstechniker
- Reinigungs- und Sicherheitsdienste
- Lieferanten, die Hallen oder Produktionsbereiche betreten
- Speditionsfahrer beim Be- und Entladen
- Leiharbeitnehmende und Subunternehmer
- Praktikanten und Besuchergruppen in Produktionsbereichen
Nicht betroffen ist in der Regel, wer ausschliesslich einen Besprechungsraum im Empfangsbereich aufsucht. Sobald jemand die Produktion, das Lager, das Labor oder die Baustelle betritt, ändert sich das.
Der rechtliche Rahmen
In Deutschland ergibt sich die Pflicht im Kern aus zwei Quellen. Das Arbeitsschutzgesetz regelt in § 8 die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber: Werden Beschäftigte mehrerer Unternehmen an einem Arbeitsplatz tätig, müssen sich die Arbeitgeber abstimmen und sich gegenseitig über die Gefahren informieren. Die DGUV Vorschrift 1 konkretisiert das für die Vergabe von Aufträgen an Fremdunternehmen und verlangt zusätzlich eine Koordination, wenn sich durch das Zusammenwirken gegenseitige Gefährdungen ergeben können.
In der Schweiz greift die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV). Sie verpflichtet Betriebe, die Arbeitnehmende anderer Unternehmen beschäftigen oder auf ihrem Areal tätig werden lassen, zur gegenseitigen Information über Gefahren und Schutzmassnahmen.
Beide Rechtsräume laufen auf dasselbe hinaus: Die Information muss stattfinden, bevor die Arbeit beginnt, und sie muss nachweisbar sein. Für die konkrete Ausgestaltung an Ihrem Standort ist die Gefährdungsbeurteilung die Grundlage – dieser Beitrag ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Was in die Unterweisung gehört
Der Inhalt richtet sich nach den tatsächlichen Gefahren vor Ort. Diese Punkte kommen in fast jeder Fremdfirmenunterweisung vor:
- Flucht- und Rettungswege, Sammelplatz, Verhalten im Alarmfall
- Erste Hilfe: wer ist Ersthelfer, wo liegt das Material, wie wird gemeldet
- Persönliche Schutzausrüstung: was ist wo Pflicht
- Verkehrsregeln auf dem Gelände, Staplerverkehr, Geschwindigkeiten
- Gefahrstoffe und besondere Bereiche, die nicht betreten werden dürfen
- Rauch-, Alkohol- und Fotografierverbote
- Meldewege bei Unfällen, Beinaheunfällen und Schäden
- Ansprechpartner im Betrieb und dessen Erreichbarkeit
Kürzen Sie, wo es nichts zu sagen gibt. Eine Unterweisung, die aus 40 Folien Allgemeinplätzen besteht, wird durchgeklickt und nicht gelesen.
Wie oft wiederholt werden muss
Eine feste Frist für Fremdfirmen schreibt der Gesetzgeber nicht vor. In der Praxis hat sich ein Turnus von zwölf Monaten etabliert, angelehnt an die jährliche Unterweisung der eigenen Belegschaft. Unabhängig davon ist neu zu unterweisen, wenn sich Gefahren, Abläufe oder die Tätigkeit ändern – oder wenn es zu einem Vorfall gekommen ist.
Für Betriebe mit wiederkehrenden Dienstleistern ist das der eigentliche Aufwandstreiber: Wer kam wann, wie lange gilt es noch, und wer prüft das am Werktor?
Dokumentation: der Punkt, an dem es meistens hakt
Die Unterweisung selbst ist selten das Problem. Der Nachweis ist es. Im Ernstfall – Arbeitsunfall, Begehung, Prüfung durch die Berufsgenossenschaft oder die Suva – muss belegbar sein, dass die konkrete Person vor dem konkreten Einsatz unterwiesen wurde.
Ein belastbarer Nachweis enthält mindestens:
| Angabe | Warum sie gebraucht wird |
|---|---|
| Name und Firma | Zuordnung zur Person, nicht nur zum Unternehmen |
| Datum und Uhrzeit | Nachweis, dass die Unterweisung vor dem Einsatz lag |
| Inhalt oder Version | Welche Fassung wurde gezeigt |
| Bestätigung der Person | Unterschrift oder gleichwertige Bestätigung |
| Gültigkeit | Bis wann der Nachweis trägt |
Ordner mit abgehefteten Zetteln erfüllen das formal. Sie scheitern nur daran, dass im Ernstfall niemand binnen Minuten die richtige Seite findet – und daran, dass eine abgelaufene Unterweisung im Papierstapel nicht auffällt.
Drei typische Schwachstellen
Die Unterweisung findet statt, aber zu spät. Der Monteur steht um 7 Uhr am Tor, der zuständige Mitarbeiter kommt um 8. In der Zwischenzeit wird er durchgewinkt.
Niemand prüft die Gültigkeit. Die Spedition liefert seit drei Jahren wöchentlich. Wann der Fahrer zuletzt unterwiesen wurde, weiss niemand.
Sprachbarrieren werden übergangen. Eine Unterweisung, die der Empfänger nicht versteht, ist keine Unterweisung. Das betrifft besonders Bau, Logistik und Reinigung.
Wie sich das digital lösen lässt
An dieser Stelle lohnt der Blick auf den Prozess statt auf das Formular. Wenn die Unterweisung an den Check-in gekoppelt ist, lösen sich die drei Schwachstellen von selbst: Niemand betritt das Gelände, ohne sie absolviert zu haben, die Gültigkeit wird beim nächsten Besuch automatisch geprüft, und die Sprache wählt der Besucher selbst.
Genau so funktioniert das Modul Sicherheitsunterweisung in ViPo. Der Besucher wählt am Terminal, am eigenen Mobiltelefon oder vorab per Link seine Besuchergruppe – Lieferant, Kunde, Techniker –, bekommt die dafür hinterlegte Unterweisung und bestätigt sie mit digitaler Unterschrift. Name, E-Mail, Datum, Unterschrift und Gültigkeit werden gespeichert. Bei späteren Besuchen prüft das System selbst, ob eine erneute Unterweisung nötig ist.
Die Gültigkeitsdauer legen Sie fest, etwa zwölf Monate. Unterschiedliche Besuchergruppen können unterschiedliche Unterweisungen erhalten. Standardsprachen sind Deutsch und Englisch, weitere sind je nach Bedarf möglich.
Fazit
Die Fremdfirmenunterweisung ist keine Formalie, sondern der Nachweis, dass Sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind. Entscheidend ist weniger, wie ausführlich sie ist, sondern ob sie lückenlos stattfindet und im Ernstfall auffindbar ist.
Wer regelmässig Fremdfirmen auf dem Gelände hat, kommt mit Papier an eine Grenze – nicht wegen der Unterweisung selbst, sondern wegen der Verwaltung von Gültigkeiten über hunderte Personen hinweg.
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