Lösungen — Besuchermanagement
Besuchermanagement: Sie wissen jederzeit, wer im Haus ist.
ViPo ersetzt Papierlisten durch einen durchgängigen digitalen Ablauf: Vorregistrierung, Check-in am Terminal, Benachrichtigung des Gastgebers und Check-out. Im Notfall haben Sie die Liste aller eingecheckten Besucher in Sekunden.
Im Einsatz bei Brugg Pipes, SFC KOENIG, Wittenstein u. a.
Besucher eingecheckt
Gastgeber per E-Mail informiert · Check-in 09:28 · Ausweis gedruckt · In Notfallliste erfasst
Schweizer Hosting
Server in einem gesicherten Schweizer Rechenzentrum
DSG-konformer Betrieb
Speicherdauer und Einwilligung nach Ihren Vorgaben
Einfache Handhabung
Intuitiv und selbsterklärend.
Mehrmandantenfähig
Ein Terminal für mehrere Mieter, ein System für mehrere Standorte
Besucherverwaltung ohne System: Das kennen Sie vermutlich
01
Papierliste am Empfang
Unleserlich, unvollständig und für jeden Besucher einsehbar, der sich nach Ihnen einträgt.
02
Niemand weiss, wer noch da ist
Wer ausgecheckt hat, steht nirgends. Bei einer Evakuation fehlt die verlässliche Liste.
03
Gastgeber erfahren es zu spät
Der Besuch wartet, während jemand die richtige Person sucht.
04
Daten ohne Löschkonzept
Besucherdaten liegen in Ordnern oder Excel, ohne Aufbewahrungsfrist und ohne Einwilligung.
So läuft Besuchermanagement mit ViPo
0
Vorregistrierung
Der Gastgeber sendet der Besucherin einen Link zum Registrationsformular. Die Besucherin registriert sich bereits von unterwegs.
1
Ankunft
ViPo erkennt die Vorregistrierung. Spontane Besucher registrieren sich direkt am Terminal.
2
Check-in
Formular, optional Sicherheitsunterweisung und Ausweisdruck in einem Durchgang.
3
Benachrichtigung
Der Gastgeber erhält eine E-Mail. Die Besucherin kann ihn zusätzlich direkt vom Terminal aus anrufen.
4
Check-out
Am Terminal, per QR-Code oder durch den Gastgeber. Die Live-Übersicht ist damit immer aktuell.
Alle Funktionen des ViPo-Besuchermanagements
Funktionen, die Aufgaben abnehmen.
Vorregistrierung und Self-Check-in
Voranmeldung remote oder am Terminal. Vorregistrierte Gäste checken in Sekunden ein, ohne Warteschlange.
Anpassbares Registrationsformular
Zusätzliche Felder definieren Sie selbst, etwa Kontrollschild oder Zweck des Besuchs. Mehrsprachig.
Benachrichtigung des Gastgebers
E-Mail bei Vorregistrierung, Check-in und Check-out. Kein Nachtelefonieren mehr.
Live-Übersicht und Export
Vorregistrierte, eingecheckte und ausgecheckte Besucher auf einen Blick in der Weboberfläche. Export für Auswertungen.
Notfallfunktion
Ein Klick sendet die Liste aller eingecheckten Besucher an Ihre Notfallkontakte, etwa bei einer Evakuation.
Besucherausweis-Druck (optional)
Ausweise direkt am Terminal drucken, damit Besucher auf dem Gelände erkennbar sind. Mit QR-Code für einfachen Check-out.
Betrieb, Datenschutz, Verantwortung
ViPo verarbeitet Besucherdaten. Entsprechend liegen Hosting und Betrieb in der Schweiz, und die Speicherung folgt Ihren Vorgaben.
Standort
Server in einem Rechenzentrum in der Schweiz.
Einwilligung
Text zur Datenverarbeitung definieren Sie selbst, die Besucherin bestätigt beim Check-in.
Aufbewahrung
Speicherdauer konfigurierbar, danach werden die Daten automatisch gelöscht.
Rechtsrahmen
Betrieb nach schweizerischem Datenschutzgesetz (DSG). Für Standorte in der EU ist eine DSGVO-Variante möglich.
Weitere Referenzen
Terminals
Besuchermanagement läuft auf allen ViPo-Terminals, von der Stele Pro 49″ bis zum Wandterminal. Je nach Hardware kann bspw. der Ausweisdrucker auch direkt integriert werden.
Einsatzbereiche
Kann ich Besuchermanagement ohne die anderen Module nutzen?
Ja. Besuchermanagement ist einzeln erhältlich. Sicherheitsunterweisung und Ausweisdruck bauen darauf auf und lassen sich später ergänzen.
Was passiert bei einer Evakuation?
Mit der Notfallfunktion geht die Liste aller eingecheckten Besucher per E-Mail an die hinterlegten Notfallkontakte. So sehen die Verantwortlichen am Sammelplatz, wer noch fehlt.
Wie checken Besucher aus?
Am Terminal, über den QR-Code auf dem Besucherausweis oder durch den Gastgeber via Link in der Check-in-Benachrichtigung.
Wie lange werden die Besucherdaten gespeichert?
So lange, wie Sie es festlegen. Speicherdauer und Einwilligungstext werden pro Kunde konfiguriert, mehrere Auswahlmöglichkeiten sind verfügbar.
Was passiert, wenn ein Besucher vergisst, sich auszuchecken?
Für diesen Fall hält der virtuelle Portier eine Funktion für automatischen Check-out bereit. Dieser kann täglich oder wöchentlich zu einer frei wählbaren Zeit wiederkehrend durchgeführt werden.
Bereit für ein digitales Besuchermanagement?
In einer 20-minütigen Demo zeigen wir Ihnen den Ablauf mit Ihrem Logo und Ihren Feldern.