Lösungen — Digitale sicherheitsunterweisung
Digitale Sicherheit: Niemand betritt das Gelände ohne Nachweis
Ob Monteur, Lieferant oder Kundin: Mit ViPo liest jeder Besucher die passende Unterweisung und bestätigt sie per digitaler Unterschrift. Sie haben den Nachweis, ohne Papier und ohne Nachfassen.
Im Einsatz bei CP Pumpen, Festo, Fujifilm u. a.
Unterweisung bestätigt
Gruppe „Fremdarbeiter“ · Digital unterschrieben · Gültig bis 27.11.2027
Schweizer Hosting
Server in einem gesicherten Schweizer Rechenzentrum
DSG-konform
Speicherdauer und Einwilligung nach Ihren Vorgaben
Mehrsprachig
Auf Wunsch bauen wir Ihre Unterweisung mehrsprachig auf
Bestehende Unterweisung übernehmbar
Wir bereiten Ihre bisherige Unterweisung grafisch und inhaltlich auf
Unterweisung auf Papier: das kennen Sie vermutlich
Sie sind noch allgegenwärtig – die Sicherheitsunterweisungen in Papierform.
01
Unterschrift ohne Lesen
Ein Blatt am Empfang wird abgezeichnet, gelesen wird es selten.
02
Kein Nachweis im Audit
Wer wann unterwiesen wurde, muss mühsam aus Ordnern zusammengesucht werden
03
Eine Unterweisung für alle
Lieferant, Monteur und Kunde erhalten denselben Text, obwohl die Risiken verschieden sind.
04
Sprachbarrieren
Fremdsprachige Fahrer und Monteure verstehen die deutsche Fassung nicht.
So läuft die Sicherheitsunterweisung mit ViPo
Ein durchgängiger Prozess von der Ankunft bis zur Auswertung. Kein Informationsbildschirm, sondern ein Ablauf, der bei Ihnen bereits existiert, nur strukturiert.
1
Vorab oder vor Ort
Die Unterweisung erfolgt per Link vor dem Besuch, am Mobiltelefon oder direkt am Terminal.
2
Besuchergruppe wählen
Der Besucher wählt Lieferant, Kunde oder Fremdfirma und erhält die passenden Inhalte.
3
Lesen und unterschreiben
Verhaltensregeln mit Piktogrammen, Bestätigung per Unterschrift auf dem Touchscreen. Erst dann ist ein Check-in möglich.
4
Speichern
Name, E-Mail, Zeitstempel, Unterschrift und Gültigkeit werden auf dem Schweizer ViPo-Server abgelegt.
5
Wiederkehrende Besuche
Beim nächsten Check-in prüft ViPo, ob die Unterweisung noch gültig ist. Erst nach Ablauf ist sie erneut fällig.
Funktionen der digitalen Sicherheitsunterweisung
Durchgängig digital, intuitiv und auf maximale Einfachheit und Verständlichkeit ausgerichtet.
Unterweisung pro Besuchergruppe
Unterschiedliche Inhalte für Lieferanten, Kunden, Fremdfirmen oder Mitarbeitende anderer Standorte.
Digitale Unterschrift inklusive
Bestätigung direkt auf dem Touchscreen oder Smartphone, ohne Zusatzgerät.
Gültigkeitsdauer
Sie legen pro Unterweisung fest, wie lange diese gültig sein soll, zum Beispiel 3 Tage.
Mehrsprachig
Wir übersetzen Ihre Unterweisung in die von Ihnen gewünschten Sprachen.
Bestehende Unterweisung übernehmen
Das Etrocom-Team verfügt über grosse Erfahrung in der attraktiven Aufbereitung von Sicherheitsunterweisungen.
Nachweis in der Besucherliste
Datum und Restgültigkeit erscheinen direkt in der Besucherübersicht, exportierbar für Audits.
Betrieb, Datenschutz, Verantwortung
ViPo verarbeitet Besucher- und Unterweisungsdaten. Entsprechend liegen Hosting und Betrieb in der Schweiz, und die Speicherung folgt Ihren Vorgaben.
Standort
Unterweisungsdaten auf Schweizer Servern im Rechenzentrum.
Gespeicherte Daten
Sie definieren, welche Informationen zusätzlich abgefragt werden sollen.
Nachvollziehbarkeit
Jede Bestätigung ist mit Zeitpunkt und Unterschrift dokumentiert.
Rechtsrahmen
Betrieb nach Schweizer DSG, DSGVO-Variante für EU-Standorte.
Weitere Referenzen
Hardware für alle Anforderungen
Für Werkstor und Zufahrt eignet sich das Wandterminal, für den Haupteingang die Stele und der AIO.
Stele Pro 49″
Stele Basic 43″
Deluxe 21.5″
Wandterminal
ViPo AIO 27“
Einsatzbereiche
Wie verhält sich ViPo zu einem besetzten Empfang?
ViPo übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben: Anmeldung, Unterweisung, Benachrichtigung und Dokumentation. Das System ist auch ausserhalb der Besetzungszeiten verfügbar. Wo Personal am Empfang arbeitet, wird es entlastet. Wo keines vorhanden ist, bleibt der Empfang trotzdem geregelt.
Wie funktioniert ViPo in einem Gebäude mit mehreren Mietern?
Ein Terminal kann mehrere Parteien abbilden. Besucher wählen die gesuchte Firma und werden an den jeweiligen Ansprechpartner weitergeleitet. Jede Partei sieht ausschliesslich ihre eigenen Besucherdaten.
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Die Plattform ist cloudbasiert, das Terminal wird betriebsbereit geliefert. Aufzunehmen sind Ihre Ansprechpartner, der gewünschte Besucherablauf und, falls genutzt, die Anbindung an Exchange. Details klären wir im Rahmen der Demo an Ihrem konkreten Standort.
Wo werden die Besucherdaten gespeichert?
Auf Servern in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Speicherdauer und Einwilligungstexte werden pro Kunde konfiguriert.
Wie pflegen wir die Sicherheitsunterweisung selbst?
Inhalte und Sprachen der Unterweisung werden gemeinsam eingerichtet und lassen sich anschliessend anpassen. Die Bestätigung erfolgt mit digitaler Unterschrift und wird dokumentiert.
Sicherheit beginnt beim Empfang
Zeigen Sie uns Ihre heutige Unterweisung. Wir zeigen Ihnen, was digital möglich ist.